23 Марта 2020

Как перейти на электронный документооборот: пошаговая инструкция

Чтобы торговать маркированными товарами, нужно перейти на электронный документооборот (ЭДО). Через ЭДО информация о приёмке товаров будет передаваться в единую систему маркировки «Честный ЗНАК».

Подключиться к ЭДО придётся производителям, импортёрам, поставщикам и предпринимателям.

Рассказываем, почему работать с ЭДО дешевле и быстрее, чем с бумажными документами. А ещё о том, как перейти на электронный документооборот.

Почему ЭДО — это выгодно

ЭДО Бумажные документы
Создать электронный документ можно бесплатно в любом текстовом редакторе. Распечатать бумажный документ на одной странице — 1,5 ₽. Пакет документов на шесть листов будет стоить 9 ₽.
Отправить электронный документ можно за 6-8 ₽. Платит отправитель, а все входящие бесплатны. Отправить документы по почте — около 50 ₽. А с курьером — около 500 ₽.
За хранение документов не нужно платить. Нужно место для хранения документов — придётся платить за аренду помещения.

Почему ЭДО — это быстро

ЭДО Бумажные документы
Не нужно распечатывать документы и ставить печати. Подписать документ можно за пару кликов. Каждый документ нужно распечатать, поставить на него печать, подписать. Если у компании большой документооборот — это отнимает несколько рабочих дней бухгалтеров.
Электронная накладная от поставщика придёт за несколько секунд. Отправка после подписания займёт столько же. Доставка почтой займёт от 2 до 14 дней. Если отправляете курьером — то от 1 до 4 дней. Столько же времени уйдёт на обратную доставку подписанных документов.
Чтобы найти нужный документ, нужно ввести ключевые слова в поисковой программе. 2-3 секунды — и нужный документ на экране. Бумажные документы часто теряются — бухгалтера ищут их и тратят время.

Как перейти на ЭДО

Для перехода на электронный документооборот нужно изменить учётную политику, выбрать подходящую систему и оператора ЭДО, подключить контрагентов. Рассказываем подробно о каждом этапе.

1. Измените учётную политику. Пропишите в документах компании, что вы можете использовать электронные документы. В частности, что документы могут создаваться в онлайне и подписываться электронной подписью.

2. Изучите движение документов в компании. Важно понять, через кого проходят документы, сколько человек задействованы, какие цепочки работают. Отметьте, где возникают затруднения и задержки.

3. Выберите систему ЭДО. Есть два варианта — веб-версия или интеграция ЭДО в учётную систему компании:

  • Веб-версия. Для её установки не нужно «влезать» в учётные системы компании. Такой вариант подойдёт, если у вас немного контрагентов и вам не нужно получать и отправлять документы каждый день;
  • Интеграция. ЭДО будет интегрирован в учётную систему — работники смогут принимать и подписывать электронные документы через привычный интерфейс. Такой вариант позволит автоматизировать действия — это удобно и сэкономит время.

Если у вас Эвотор — установите приложение «Маркировка». Оно позволит подписывать электронные документы на кассе, в мобильном приложении и на компьютере.

4. Купите электронную подпись. Чтобы подписывать документы в онлайне, нужна электронная подпись. Её можно прикрепить к документам с помощью средства криптозащиты информации (СКЗИ).

Как купить подпись и установить СКЗИ:

  • Обратитесь в удостоверяющий центр, который проверен налоговой. Закажите у них подпись — для работы с маркированными товарами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
  • Установите СКЗИ. Есть бесплатные и платные программы — бесплатные не подходят для некоторых приложений и терминалов.
  • Также есть аппаратные и программные СКЗИ. Первые — это специальные флешки (токены), на которые установлены программы шифрования. Вторые — программы, которые устанавливаются на ПК или терминал.

Если у вас Эвотор — обратитесь к партнёру, чтобы купить УКЭП. А СКЗИ «КриптоПРО» будет установлено на кассу вместе с сервисом «Маркировка» — лицензию на программу можно докупить в Эвотор.Маркете.

5. Выберите оператора ЭДО. Это специальные сервисы, через которые стороны обмениваются электронными документами. Они похожи на электронную почту: есть папки с входящими и исходящими документами, поиск адресатов, возможность создать и отправить файл. Особенность ЭДО — хорошая система шифрования. Взломать систему и украсть документы почти невозможно.

Операторы не отличаются друг от друга по функциональности и удобству. Различия есть в скорости обслуживания и помощи при интеграции ЭДО в бизнес.

Узнайте у контрагентов, какие ЭДО они используют — если у вас одинаковые системы, за отправку документов нужно будет платить меньше.

Если у вас Эвотор — лицензия на использование ЭДО будет включена в сервис «Маркировка». Сейчас можно подключиться к оператору «Такском» и «Калуга Астрал». А скоро будут доступны «Платформа ОФД», «СБИС» и «Корус».

6. Подключите контрагентов. Чтобы обмениваться документами, производители, поставщики и импортёры также должны подключиться к ЭДО. Без этого вы не сможете легально принимать маркированные товары.

Будьте в курсе новостей
Закон о маркировке — новый и постоянно дорабатывается. Как только что-то изменится, мы вам напишем.
Подписаться
Другие новости по теме
Оставьте заявку
и получите скидку 15%
только до конца мая
Заполните имя
Заполните телефон
Заполните e-mail
Оставить заявку