Миф 1. Работать с бумагой спокойнее. Главное – есть печать и подпись
Для многих компаний удобнее работать по-старинке – традиционные документы в бумажном виде с печатями и подписью руководителя или главного бухгалтера. Например, это договор о поставке или оказании услуг, который оформлен на бумаге и его можно пощупать руками. Это вопрос привычки – руководителям сложно отказаться от привычного уклада с бумажным документооборотом.
Но реальность в том, что бумажные документы можно подделать и многие предприниматели сталкивались с такой проблемой. Подделывают и подписи, и печати. Это приводит к судебным спорам, финансовым потерям и даже краху бизнеса.
Электронная подпись – более надежная альтернатива (если подпись приобретается в аккредитованных удостоверяющих центрах). Цифровая подпись заменяет традиционные подпись и печать юридического лица, это специально зашифрованные данные, прикрепляемые к документам в электронном виде.
Электронная подпись подтверждает подлинность и авторство документов. С помощью этого инструмента можно сдавать через Интернет отчетность в государственные органы, обмениваться бухгалтерскими документами с партнерами и клиентами, заключать и расторгать договора.
Миф 2. Электронные документы украдут или оператор ЭДО передаст их третьим лицам
Среди собственников бизнеса есть опасения, что документы в цифровом виде могут украсть или как-то иначе использовать. В первую очередь, подозрение ложится на операторов электронного документооборота.
На практике операторы ЭДО работают по защищенных протоколам, а клиенты получают доступ к системе только одним из двух способов – либо по индивидуальному логину и паролю, либо по сертификату квалифицированной электронной подписи.
То есть, чтобы передать документы в электронном виде от одного участника другому, нужно использовать один из режимов подтверждения. Пароли пользователей системы ЭДО хранят в закодированном виде, для этого используют защищенные облачные хранилища. Ключи сертификатов для доступа есть только у пользователей. Поэтому, если собственник бизнеса ни с кем не делился данными для доступа, то документы надежно защищены – у операторов ЭДО отработанные технологии защиты данных, многоуровневые схемы защиты и резервирование данных.
За сохранность данных несут ответственность операторы электронного документооборота. Если все-таки произойдет форс-мажор в виде утечки данных, то отвечать за это по закону будет оператор ЭДО.
Актуальный реестр операторов ЭДО можно проверить на сайте Федеральной налоговой службы. Требования к операторам ЭДО прописаны в Приказе ФНС России, а их деятельность регулируется Налоговым Кодексом, Законом об электронной подписи, Законом об информации, информационных технологиях и о защите информации, Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н.
Миф 3. В бумажных документах проще ориентироваться
Этот миф также завязан на старых привычках – если десятилетиями складывались определенные правила систематизации бумажной документации, то будет сложно быстро и без проблем переучить сотрудников на работу исключительно с электронными документами.
Удивляет в этом противостоянии прогрессу то, что уже сейчас почти вся документация создается на компьютере – новые документы и таблицы создаются в офисных программах, а потом распечатываются на ближайшем принтере.
Будет удобнее хранить эти документы только в электронном виде и пользоваться всеми преимуществами:
- электронный документ быстро создается, редактируется, можно сделать неограниченное количество копий и отправить всем участникам;
- в электронном виде гораздо проще найти требуемую информацию в документе по сравнению с поиском на бумажном носителе;
- перевод документации в электронный вид экономит пространство и упрощает архивирование;
- увеличивается скорость принятия решений – быстрее и удобнее обменяться документами в электронном виде, что-то исправить и переделать по сравнению со старым форматом пересылки документации обычной почтой.
Миф 4. У поставщиков подписи разных удостоверяющих центров, нам не подходит система ЭДО
Для цифрового документооборота есть только одно важное условие – необходимо использовать квалифицированные электронные подписи. Какой конкретный удостоверяющий центр выдал подпись вашей организации или контрагентам, значения не имеет. То есть, ваша компания и ваши контрагенты могут использовать подписи от разных аккредитованных центров.
Миф 5. Сложно настроить работу ЭДО – у компании сотни контрагентов по всей стране
Еще один распространенный страх руководителей – у компании множество разбросанных по всей стране контрагентов, поэтому настроить эффективный цифровой документооборот сложно, если вообще возможно. В реальности все наоборот – система ЭДО идеально подходит для работы с большим количеством партнеров, упрощая обмен важной документацией.
Работа в «цифре» позволяет ускорить процесс обмена информацией. Если, например, в контракте допущена ошибка, можно быстро переделать документ и отправить повторно. При пересылке почтовыми службами такое исправление ошибки может занимать недели.
Миф 6. Малому бизнесу не подходит цифровой документооборот
От владельцев малого бизнеса часто можно услышать, что у них ограниченные ресурсы, поэтому переходить еще и на цифровой документооборот нет смысла. Но если посмотреть объективно, то ситуация обратная – в условиях ограниченных ресурсов нет возможности нанять отдельный персонал для рутинной работы с бумагами.
Сотрудники тратят время на штамповку и регистрацию документов, ведение архива. Хотя хорошая система ЭДО упростит все эти процессы и даст доступ к любому необходимому документу в несколько кликов мышки.
Миф 7. Стоимость систем ЭДО – невыгодно платить за каждый отправленный документ
Это зависит от выбора конкретной системы ЭДО и тарифных планов. Отдельные операторы действительно предлагают тарифные планы с оплатой за отправку каждого документа, но есть пакетные тарифы – фиксированная оплата за месяц или за большой пакет отправленных документов.
Базовые тарифы на ЭДО стартуют от нескольких тысяч рублей в год, можно сравнить это с расходами на почтовые и курьерские доставки, офисную технику и её обслуживание. Если пересчитать все расходы бумажного документооборота, то «цифра» для большинства компаний обойдется дешевле. Плюс многие компании предлагают акции и скидки.
В зависимости от выбранного оператора цифрового документооборота и его тарифов меняется стоимость отправки документов, но обычно у систем ЭДО все входящие документы бесплатно.
Миф 8. У нас мало контрагентов и бумаг, нет смысла переходить на систему ЭДО
Здесь стоит задуматься о перспективе. Если сегодня у вас малый бизнес с несколькими контрагентами, типовыми контрактами и передачей актов и счетов-фактур, это может измениться в будущем.
Лучше еще на малых объемах грамотно настроить процессы, оптимизировать расходы. Если в будущем планируется рост и масштабирование бизнеса, изначально правильно настроенные процессы документооборота упростят этот рост.
