Как получить электронную подпись в 2022 году

Что такое электронная подпись и кому она нужна

Электронная подпись — это аналог обычной подписи, но в электронном виде. Она подтверждает, что электронный документ подписали именно вы, а не кто-то другой.

Электронные подписи бывают простыми, неквалифицированными и усиленными квалифицированными.

Предпринимателям, которые работают с маркированными товарами, ювелирными изделиями и алкоголем, необходимы усиленные квалифицированные электронные подписи — УКЭП. Без подписи не получится зарегистрироваться в системе маркировки «Честный знак», а также в ЕГАИС и ГИИС ДМДК — и работать законно. А ещё УКЭП нужна, чтобы подписывать электронные документы. Например, универсальный передаточный документ (УПД) — без него нельзя принимать маркированные товары.

Тем, кто продаёт товары без маркировки, пока не обязательно использовать электронные подписи. Но многие предприниматели пользуются УКЭП, чтобы сделать работу удобнее и проще. Например, с помощью электронной подписи зарегистрировать кассовую технику или подать отчётность в ФНС, не приезжая в налоговую. А ещё получать и отправлять любые электронные документы.

Где получать электронные подписи с 2022 года

Раньше электронные подписи предпринимателям выдавали аккредитованные удостоверяющие центры — их было около 400. В последние годы мошенники всё чаще использовали такие подписи в своих схемах: переоформляли подписи на других лиц, выводили деньги компаний на посторонние счета, незаконно возмещали НДС, брали кредиты.

Проверить, какие подписи выпущены на ваше имя, вы можете в личном кабинете Госуслуг в разделе «Электронная подпись».

С 2022 года ИП и юрлица могут получить электронную подпись только в налоговой или у её доверенных лиц (п. 14 ст. 1 закона 476-ФЗ). На одного предпринимателя — одна подпись. При этом подписывать ей документы может только сам руководитель компании или индивидуальный предприниматель. Такие УКЭП соответствуют всем требованиям ФСБ и защищены от копирования, поэтому использовать их более безопасно.

Если ваши сотрудники, например, бухгалтер, тоже подписывают документы компании или ИП — им понадобятся подписи физических лиц. Такие подписи выдают аккредитованные удостоверяющие центры. С 2023 года вместе с подписями физлиц сотрудники также должны будут использовать электронные доверенности.

Что понадобится, чтобы получить электронную подпись

Чтобы получить УКЭП в налоговой, вам понадобятся документы и носитель для электронной подписи.

Документы

Оригиналы или заверенные копии документов:

паспорт РФ;
СНИЛС;
ИНН.

Также могут понадобиться:

ОГРН или ОГРНИП;
ИНН организации и документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени юридического лица без доверенности, — если вы руководитель организации.

Предъявлять сертификат соответствия на носитель ключей УКЭП не обязательно. Налоговая автоматически проверит, сертифицирован ли носитель.

Носитель для УКЭП

Носитель для электронной подписи или токен — это устройство в виде USB-флешки для хранения ключа подписи. Ключ — это код, который содержит информацию о подписи в зашифрованном виде.

Носитель должен иметь:

сертификат соответствия, выданный Федеральной службой по техническому и экспортному контролю России (ФСТЭК) или ФСБ России;
формат USB типа А.

Например, для записи УКЭП в ФНС подойдут токены: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE), JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta-2 PKI/ГОСТ, JaCarta PKI, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ.

Если собираетесь работать с алкоголем, выбирайте носитель со встроенным средством криптографической защиты информации (СКЗИ). Лучше всего с ЕГАИС работают Рутокен ЭЦП 2.0 и JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE).

Купить токен можно в удостоверяющем центре, специализированном интернет-магазине или у производителя токенов. Главное ― чтобы носитель был сертифицирован. Чтобы убедиться в этом, вы можете попросить сертификат соответствия у продавца или найти его на сайте ФСТЭК или ФСБ.

Как получить электронную подпись

1. Подготовьте необходимые документы и носитель для УКЭП.

2. Подайте заявление на получение электронной подписи. Подать заявление можно в бумажном виде или электронном.

Подать заявление на бумаге можно в отделении ФНС или доверенном удостоверяющем центре.

Подать заявление в электронном виде можно на сайте ФНС. Если вы руководитель организации — через личный кабинет налогоплательщика для физлиц. Если индивидуальный предприниматель — через личный кабинет налогоплательщика для ИП.

2. Запишитесь на приём в ФНС. Выберите в списке подразделение ФНС, в котором вам будет удобно получить УКЭП, и запишитесь на приём. Вы можете сделать это с помощью сервиса «Онлайн-запись на приём в инспекцию» или по телефону. Номер телефона инспекции в вашем регионе вы можете найти на сайте ФНС.

3. Получите подпись в выбранном подразделении ФНС. Возьмите с собой на приём носитель для УКЭП и все необходимые документы. Сотрудник налоговой проверит документы, и если всё будет в порядке, запишет ключ подписи и сертификат на носитель. Сертификат подтверждает, что ключ подписи принадлежит именно вам. Запись займёт не более 15 минут.

Важно: если вы собираетесь продавать алкоголь, уточните в налоговой, что вам необходимо выпустить ключевую пару средствами носителя для ЕГАИС. Иначе налоговая может выдать вам подпись, которая не подходит для работы с ЕГАИС, и придётся получать новую. Подробнее об УКЭП для ЕГАИС, читайте в статье.

Готово! Чтобы использовать УКЭП, загрузите на ваш компьютер программное обеспечение «КриптоПро CSP» и установите сертификат подписи.

Нужно ли выпускать новую подпись, если старая ещё действует

Если вы получили подпись в удостоверяющем центре, который прошёл аккредитацию по новым правилам, УКЭП менять не нужно. Можете пользоваться подписью, пока не выйдет её срок действия, а потом получить новую подпись в налоговой.

Список аккредитованных удостоверяющих центров

Если удостоверяющий центр, в котором вы получали подпись, не прошёл аккредитацию по новым правилам, с 1 января 2022 года такая УКЭП не действует. Если попытаться её использовать, системы будут выдавать ошибки. Например, документооборот по ЕГАИС сразу же прекратится.

Памятка

Как получить УКЭП в налоговой или её доверенном удостоверяющем центре:

Купите носитель для УКЭП. Для работы с ЕГАИС лучше всего подойдёт Рутокен ЭЦП 2.0 и JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE).
Подготовьте документы: паспорт, СНИЛС, ИНН.
Подайте в налоговую заявление на получение УКЭП. Проще всего сделать это на сайте ФНС. Если собираетесь работать с ЕГАИС, уточните в налоговой, что вам нужно выпустить ключевую пару средствами носителя.
Запишитесь на приём в подразделение ФНС или доверенный удостоверяющий центр и получите подпись.

Передавать УКЭП третьим лицам нельзя. Чтобы подписывать документы компании, сотрудникам нужны подписи физлиц. Получать их можно в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Если ранее вы получили подпись в удостоверяющем центре, проверьте, аккредитован ли он по новым правилам. Если аккредитован — используйте подпись, пока не закончится её срок действия. Если нет — получите новую подпись в ФНС.